Accesso ai dati del casellario giudiziale, errori nei certificati, esposizione non autorizzata di dati penali dopo la digitalizzazione 2026: rimedi e azioni di responsabilità contro l’amministrazione
§1 — SOMMARIO
- Il casellario giudiziale, disciplinato dal D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, non è un archivio unico e indifferenziato: esistono tre distinti tipi di certificato — generale, penale e ad uso amministrativo — ciascuno con un contenuto tassativamente diverso, calibrato sul soggetto richiedente e sulla finalità della richiesta.
- Dal 5 febbraio 2026 è pienamente operativo il nuovo sistema digitale di certificazione in “accordo diretto”, che sostituisce il previgente sistema “massivo” e consente alle pubbliche amministrazioni e ai gestori di pubblico servizio l’accesso diretto ai certificati tramite il portale quicasellario.giustizia.it, con autenticazione SPID, CIE o CNS.
- L’errore più frequente nella prassi consiste nell’inclusione indebita, in un certificato ad uso privato o amministrativo, di provvedimenti che la legge impone di escludere: condanne coperte da riabilitazione (art. 178 c.p.), condanne con beneficio della non menzione (art. 175 c.p.), o iscrizioni che una norma speciale dichiara non riportabili.
- La Corte Costituzionale, sentenza n. 179 del 2020, ha dichiarato l’illegittimità costituzionale parziale degli artt. 24 e 25 del D.P.R. 313/2002, nella parte in cui non escludevano dai certificati generale e penale richiesti dall’interessato le iscrizioni di condanne per guida in stato di ebbrezza successivamente dichiarate estinte, chiarendo al contempo che l’elencazione delle esclusioni ha carattere tassativo e non è suscettibile di interpretazione analogica.
- La Cassazione penale, sentenza n. 35548/2020, ha chiarito un punto spesso frainteso: la riabilitazione non cancella l’iscrizione della condanna dal casellario, nemmeno per ragioni di tutela della riservatezza, ma ne esclude soltanto la menzione nei certificati rilasciati a privati e all’interessato — l’iscrizione resta invece sempre visibile ai fini della giustizia.
- Il cittadino che scopra un errore nel proprio certificato dispone di un rimedio specifico: il ricorso al giudice del casellario ai sensi dell’art. 40 del D.P.R. 313/2002, oltre alla possibilità di agire per il risarcimento del danno contro l’amministrazione ai sensi dell’art. 2043 c.c. e dell’art. 28 della Costituzione, quando l’errore abbia causato un pregiudizio concreto.
§2 — INQUADRAMENTO NORMATIVO
I tre tipi di certificato: un archivio unico, contenuti diversi
Il sistema del casellario giudiziale è disciplinato dal D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313 (Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di casellario giudiziale, di casellario dei carichi pendenti e di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato), che organizza in un archivio nazionale unico tutti i provvedimenti penali e le relative vicende esecutive riguardanti ciascun cittadino. È un errore diffuso ritenere che questo archivio restituisca a chiunque lo interroghi lo stesso contenuto: la legge distingue nettamente tra il certificato generale, il certificato penale e il certificato del casellario giudiziale ad uso amministrativo, ciascuno riservato a soggetti diversi e con un contenuto calibrato sulla specifica finalità della richiesta.
Il certificato rilasciato all’autorità giudiziaria riporta l’intero contenuto del casellario, senza alcuna esclusione, poiché la sua funzione è consentire una conoscenza integrale della storia penale del soggetto ai fini della corretta amministrazione della giustizia. Il certificato rilasciato al privato interessato o a soggetti terzi per specifiche finalità di legge — tipicamente datori di lavoro per determinate attività regolate, o pubbliche amministrazioni per l’accertamento di requisiti — ha invece un contenuto ridotto, dal quale sono esclusi, tra gli altri, i provvedimenti coperti dal beneficio della non menzione, le condanne per contravvenzioni punibili con la sola ammenda decorsi determinati termini, e le condanne per le quali sia intervenuta la riabilitazione.
La non menzione e la riabilitazione: due istituti spesso confusi
L’art. 175 c.p. disciplina il beneficio della non menzione della condanna nel certificato del casellario giudiziale: si tratta di un beneficio che il giudice può concedere, discrezionalmente e nel rispetto di determinati limiti edittali, contestualmente alla sentenza di condanna, con l’effetto di impedire che quella specifica condanna compaia nei certificati richiesti da privati.
L’art. 178 c.p. disciplina invece la riabilitazione, istituto che il condannato può richiedere trascorso un determinato periodo di tempo dall’esecuzione o dall’estinzione della pena, dietro dimostrazione di buona condotta. È essenziale comprendere con precisione gli effetti di questo istituto, spesso oggetto di equivoci: la riabilitazione non cancella l’iscrizione della condanna dal casellario giudiziale, ma estingue le pene accessorie e gli altri effetti penali della condanna — tra cui, appunto, la sua menzione nei certificati rilasciati a privati e all’interessato stesso. L’iscrizione permane sempre visibile nel certificato rilasciato all’autorità giudiziaria.
La digitalizzazione del 2026: il sistema in “accordo diretto”
Un mutamento di rilievo sistemico è intervenuto con la Circolare del Ministero della Giustizia del 3 febbraio 2026, che ha disposto l’attivazione su scala nazionale, a partire dal 5 febbraio 2026, del nuovo servizio digitale di certificazione multipla in “accordo diretto” dei certificati del casellario giudiziale e dell’anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato, riservato alle pubbliche amministrazioni e ai gestori di pubblico servizio (i cosiddetti “enti fruitori”). Il nuovo sistema, accessibile tramite il portale quicasellario.giustizia.it, richiede che l’ente fruitore sia preventivamente censito e autorizzato, e che il referente designato acceda esclusivamente tramite SPID, CIE o CNS, al dichiarato fine di garantire sicurezza, tracciabilità e responsabilità nell’accesso ai dati.
Il nuovo sistema sostituisce progressivamente il previgente sistema di richiesta “massivo”, che resta attivo per un periodo transitorio di sei mesi prima della dismissione definitiva, in attesa del completamento della migrazione verso la Piattaforma Digitale Nazionale Dati (PDND), l’infrastruttura che dovrà in prospettiva unificare l’accesso interoperabile ai dati detenuti dalle pubbliche amministrazioni italiane. Il processo, avviato in via sperimentale dal 13 ottobre 2025 presso le Procure della Repubblica di Roma e Pescara, mira dichiaratamente a garantire una più puntuale individuazione delle finalità per le quali ciascun certificato viene richiesto — un obiettivo che, come si vedrà, è direttamente collegato al rischio di errori nell’attribuzione del contenuto corretto a ciascuna richiesta.
Il regime dei dati giudiziari: tra Direttiva Law Enforcement e GDPR
Il trattamento dei dati contenuti nel casellario giudiziale segue un regime normativo articolato, a seconda del soggetto che tratta il dato. Quando il trattamento è effettuato dall’autorità giudiziaria e dagli uffici del casellario per finalità di giustizia, si applica il D.Lgs. 18 maggio 2018, n. 51, che ha recepito la Direttiva UE 2016/680 (la cosiddetta Law Enforcement Directive), un corpus normativo distinto dal GDPR generale, pur ispirato a principi di fondo analoghi in tema di liceità, esattezza e diritto di rettifica dei dati.
Quando invece il dato transita verso un soggetto privato — tipicamente un datore di lavoro che riceve il certificato del casellario del proprio candidato — trova applicazione il GDPR generale, con la specifica disciplina rafforzata prevista dall’art. 10 del Regolamento UE 2016/679 per i dati relativi a condanne penali e reati, il cui trattamento è consentito solo sotto il controllo dell’autorità pubblica o quando espressamente autorizzato dal diritto dell’Unione o degli Stati membri con garanzie appropriate. A livello nazionale, l’art. 2-octies del Codice Privacy, introdotto dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101, attribuisce al Garante il compito di individuare specifiche misure di garanzia per il trattamento di questa categoria di dati.
La responsabilità dell’amministrazione per l’errore nel certificato
Quando un certificato del casellario riporti un’informazione erronea — un’iscrizione che avrebbe dovuto essere esclusa, un dato non aggiornato, un’attribuzione a persona omonima — e da tale errore derivi un pregiudizio concreto per l’interessato, trova applicazione il regime generale della responsabilità civile della pubblica amministrazione, fondato sul combinato disposto dell’art. 28 della Costituzione, che sancisce la responsabilità diretta dei funzionari e dipendenti pubblici estesa allo Stato e agli enti pubblici, e dell’art. 2043 c.c., che disciplina il risarcimento del danno da fatto illecito.
§3 — LA GIURISPRUDENZA DI RIFERIMENTO
La Corte Costituzionale e il carattere tassativo delle esclusioni: la sentenza n. 179/2020
La pronuncia di riferimento in materia di corretta composizione del contenuto dei certificati è la Corte Costituzionale, sentenza n. 179 del 2020, che ha affrontato una questione di legittimità costituzionale sollevata con riferimento agli artt. 24, comma 1, e 25, comma 1, del D.P.R. 313/2002, nella parte in cui non prevedevano che nel certificato generale e nel certificato penale richiesti dall’interessato non fossero riportate le iscrizioni della sentenza di condanna per il reato di guida in stato di ebbrezza (art. 186 del Codice della Strada) successivamente dichiarato estinto ai sensi dell’art. 186, comma 9-bis, dello stesso codice, a seguito del positivo svolgimento di un percorso di lavori di pubblica utilità. La Corte ha accolto la questione, rilevando l’irragionevolezza di un trattamento deteriore riservato a chi avesse ottenuto l’estinzione del reato con questa specifica modalità, rispetto a chi l’avesse ottenuta tramite l’ordinario meccanismo della sospensione condizionale della pena — beneficiario, quest’ultimo, della non menzione. Nella propria motivazione, la Corte ha inoltre chiarito un principio metodologico di portata generale, di fondamentale rilievo per l’intera materia: l’elencazione delle esclusioni dal contenuto dei certificati, in quanto regola eccezionale rispetto al generale obbligo di riportare tutti i provvedimenti iscritti, ha carattere tassativo, dovendosi conseguentemente escludere qualsiasi praticabilità di un’interpretazione analogica volta a estendere in via giurisprudenziale le ipotesi di esclusione previste dal legislatore.
La Cassazione penale e la distinzione tra cancellazione e non menzione
Con sentenza n. 35548 del 2020, la Cassazione penale ha chiarito un profilo interpretativo di grande rilevanza pratica, spesso frainteso dagli stessi interessati che richiedono la riabilitazione confidando in un effetto di integrale cancellazione del proprio passato penale. La Corte ha affermato che la riabilitazione non comporta la cancellazione della sentenza di condanna dal casellario giudiziale, nemmeno per ragioni di tutela della riservatezza: l’istituto opera esclusivamente sul piano degli effetti penali della condanna, escludendone la menzione nei certificati rilasciati a privati e all’interessato, ma lasciando intatta l’iscrizione ai fini della conoscibilità da parte dell’autorità giudiziaria.
I principi generali sulla responsabilità della pubblica amministrazione
Sul versante della responsabilità risarcitoria per l’errore amministrativo, la giurisprudenza amministrativa ha elaborato criteri generali pienamente applicabili anche alla fattispecie dell’errore nel certificato del casellario. Il Consiglio di Stato, Sez. III, sentenza 15 maggio 2018, n. 2882, ha affermato che la colpa della pubblica amministrazione va individuata nella violazione dei canoni di imparzialità, correttezza e buona amministrazione, ovvero in negligenza, omissioni o errori interpretativi di norme che risultino non scusabili. Il Consiglio di Stato, Sez. VI, sentenza 3 marzo 2020, ha ulteriormente precisato che la responsabilità deve essere esclusa quando l’errore sia qualificabile come scusabile, in ragione di contrasti giurisprudenziali preesistenti, dell’incertezza del quadro normativo di riferimento, o della oggettiva complessità della situazione di fatto da valutare. Applicati alla materia del casellario, questi principi comportano che l’amministrazione risponda dell’errore quando questo derivi da una violazione palese e non giustificabile delle regole tassative sul contenuto dei certificati — come, ad esempio, l’omessa applicazione di un’esclusione già chiaramente prevista dalla legge o da una pronuncia della Corte Costituzionale — mentre potrà essere esclusa la responsabilità nei casi di obiettiva incertezza applicativa, quale quella che ha preceduto, per il caso della guida in stato di ebbrezza, il chiarimento fornito dalla sentenza n. 179/2020.
Tabella sinottica delle pronunce citate
| Organo | Data | N. | Principio affermato | Esito |
| Corte Costituzionale | 2020 | sentenza n. 179 | Le esclusioni dal contenuto dei certificati hanno carattere tassativo, non suscettibile di interpretazione analogica; irragionevole escludere la condanna estinta ex art. 186, comma 9-bis, C.d.S. dal beneficio dell’esclusione | Illegittimità costituzionale parziale degli artt. 24-25 D.P.R. 313/2002 |
| Cass. pen. | 2020 | sentenza n. 35548 | La riabilitazione non cancella l’iscrizione dal casellario nemmeno per ragioni di riservatezza; esclude solo la menzione nei certificati per privati | Conferma della permanenza dell’iscrizione ai fini di giustizia |
| Cons. Stato, Sez. III | 15 maggio 2018 | n. 2882 | La colpa della PA si individua nella violazione dei canoni di imparzialità, correttezza e buona amministrazione, o in errori interpretativi non scusabili | Criterio generale di imputazione della responsabilità |
| Cons. Stato, Sez. VI | 3 marzo 2020 | (ord./sent.) | La responsabilità è esclusa in caso di errore scusabile per contrasti giurisprudenziali, incertezza normativa o complessità della fattispecie | Temperamento del regime di responsabilità della PA |
§4 — IL CASO CONCRETO: FATTISPECIE TIPICHE
Il certificato che riporta la condanna coperta da riabilitazione
La fattispecie più frequente riguarda il cittadino che, avendo ottenuto la riabilitazione, richieda il proprio certificato del casellario ad uso amministrativo — ad esempio per partecipare a un concorso pubblico o per un’assunzione — e vi trovi ancora menzionata la condanna che riteneva ormai priva di effetti. In questi casi, occorre anzitutto verificare se l’errore sia effettivo o se derivi da un equivoco dell’interessato circa la reale portata della riabilitazione: come chiarito dalla sentenza n. 35548/2020, la riabilitazione non produce alcun effetto sul certificato rilasciato all’autorità giudiziaria, ma deve produrre l’esclusione della menzione nel certificato ad uso privato o amministrativo. Se, nonostante l’intervenuta riabilitazione debitamente comunicata al casellario, la condanna continua a comparire in un certificato di questo tipo, ci si trova di fronte a un errore materiale dell’ufficio, autonomamente contestabile.
Il datore di lavoro che riceve un certificato dal contenuto eccedente
Una seconda fattispecie riguarda il datore di lavoro — o l’ente pubblico in veste di selezionatore — che, nell’ambito del nuovo sistema di certificazione in accordo diretto attivato dal febbraio 2026, riceva un certificato dal contenuto più ampio di quanto strettamente necessario per la specifica finalità di verifica dei requisiti richiesta dalla legge. Il principio di minimizzazione del trattamento, cardine sia della disciplina generale del GDPR sia della logica sottesa alla differenziazione dei certificati prevista dal D.P.R. 313/2002, impone che ciascun ente fruitore riceva esclusivamente le informazioni pertinenti alla finalità dichiarata al momento della richiesta. Un’errata profilazione della finalità nel nuovo sistema digitale — ad esempio per un’imprecisa configurazione dell’accordo diretto stipulato tra l’ente e l’Ufficio Centrale del Casellario — può tradursi in un accesso a dati eccedenti, con conseguente violazione della disciplina sul trattamento dei dati giudiziari.
L’esposizione online nel nuovo sistema digitale: il rischio dell’errata attribuzione
Una terza fattispecie, di potenziale rilievo crescente proprio in ragione della recente digitalizzazione, riguarda il rischio di errata attribuzione dei dati in un contesto di accesso digitale distribuito su una pluralità di enti fruitori autonomamente abilitati. A differenza del previgente sistema “massivo”, gestito centralmente, il nuovo modello in accordo diretto attribuisce a ciascun ente fruitore una piena autonomia gestionale nelle richieste di certificazione: se da un lato questo riduce i tempi di rilascio, dall’altro moltiplica i punti di accesso al sistema e, con essi, le occasioni in cui un errore di configurazione, di omonimia, o di erronea associazione tra richiesta e finalità dichiarata possa tradursi nell’esposizione di dati penali a un soggetto non legittimato a riceverli per quella specifica finalità.
§5 — IL PERCORSO MOTIVAZIONALE DEI GIUDICI
Il carattere eccezionale e tassativo delle esclusioni
Il filo conduttore che attraversa la giurisprudenza in materia di contenuto dei certificati è il riconoscimento del carattere eccezionale delle norme che escludono determinati provvedimenti dalla certificazione. Il principio generale, ripetutamente affermato, è che il casellario debba riportare tutti i provvedimenti in esso iscritti: le esclusioni costituiscono un’eccezione a questa regola, giustificata dalla ponderazione tra l’interesse pubblico e privato alla conoscenza della storia penale di un soggetto e l’interesse, costituzionalmente rilevante, alla rieducazione e al reinserimento sociale di chi abbia già scontato la propria pena o dimostrato una condotta meritevole. Proprio perché eccezionali, queste esclusioni non tollerano estensioni per via interpretativa: è compito esclusivo del legislatore, se del caso sollecitato da un intervento della Corte Costituzionale come avvenuto nel 2020, individuare nuove ipotesi di esclusione, senza che il giudice ordinario o l’ufficio del casellario possano crearne di proprie iniziativa.
La distinzione tra oblio “specifico” e cancellazione integrale
Un secondo profilo interpretativo di rilievo, che emerge con chiarezza dalla sentenza n. 35548/2020, è la necessità di non confondere gli istituti che operano un oblio parziale e specifico — limitato alla sola conoscibilità da parte di soggetti privati e per specifiche finalità — con una cancellazione integrale del dato dall’archivio pubblico. Questa distinzione, concettualmente affine a quella già esaminata in https://www.studiobaldari.it/diritto-alloblio-online-quando-si-puo-pretendere-che-google-cancelli-i-propri-dati-e-quando-no/, a proposito della deindicizzazione dai motori di ricerca — che pure non comporta la cancellazione della notizia originaria, ma solo la sua sottrazione alla ricerca nominativa — riflette un bilanciamento ricorrente nel diritto della persona contemporaneo: l’esigenza di archiviazione integrale per finalità di interesse generale (qui, la funzione della giustizia) convive con un diritto più limitato, riferito al solo ambito dei rapporti privati e amministrativi, a non vedersi pregiudicati da fatti ormai superati dal proprio percorso di reinserimento.
§6 — CONSIGLI OPERATIVI
Il cittadino che sospetti un errore nel proprio certificato del casellario giudiziale, o che intenda verificarne preventivamente la correttezza, dispone di un percorso di verifica e di reazione articolato su più livelli.
I tre certificati del casellario: chi vede cosa
Studio Legale Baldari & Colella · aggiornato settembre 2026
| Tipo di certificato | Destinatario | Condanne con non menzione | Condanne con riabilitazione |
|---|---|---|---|
| Generale / Penale integraleUso giudiziario | Autorità giudiziaria | Visibili | Visibili |
| Generale / PenaleRichiesto dall’interessato | Il cittadino stesso | Escluse | Escluse |
| Ad uso amministrativoPA, datori di lavoro, enti abilitati | Ente fruitore per finalità specifica | Escluse | Escluse |
⚠ Attenzione: la riabilitazione e la non menzione escludono la condanna solo dai certificati per privati/uso amministrativo. L’iscrizione resta sempre visibile all’autorità giudiziaria (Cass. pen. n. 35548/2020): non si tratta mai di una cancellazione integrale.
Primo passo — Verificare periodicamente il proprio certificato
È buona prassi richiedere periodicamente il proprio certificato del casellario giudiziale — operazione che, per l’interessato, non richiede alcuna motivazione — per verificarne la correttezza prima che l’errore si manifesti in un contesto pregiudizievole, come una selezione lavorativa o una procedura concorsuale. La richiesta può essere presentata presso qualsiasi ufficio del casellario locale, oppure, per i canali digitali in progressiva estensione, tramite gli sportelli telematici messi a disposizione dal Ministero della Giustizia.
Secondo passo — Il ricorso al giudice del casellario
Se il certificato riporta un’iscrizione che si ritiene erronea o non più dovuta, lo strumento specifico di reazione è il ricorso al giudice del casellario, individuato ai sensi dell’art. 40 del D.P.R. 313/2002 nel Tribunale del luogo di nascita dell’interessato o, per chi sia nato all’estero, del Tribunale di Roma. Il ricorso deve indicare con precisione l’iscrizione contestata e le ragioni giuridiche della sua asserita illegittimità, allegando la documentazione a supporto — tipicamente, il decreto di riabilitazione o la sentenza che ha disposto la non menzione.
Terzo passo — Verificare la sussistenza dei presupposti per la riabilitazione
Se l’iscrizione contestata è effettivamente dovuta, ma il tempo trascorso e la condotta tenuta lo consentono, è possibile valutare la presentazione di un’istanza di riabilitazione, che consente di ottenere l’esclusione della condanna dai certificati per privati, pur non incidendo — come chiarito dalla giurisprudenza — sulla sua permanenza ai fini della conoscibilità da parte della sola autorità giudiziaria.
Quarto passo — L’azione risarcitoria in caso di danno concreto
Quando l’errore nel certificato abbia causato un pregiudizio concreto — la mancata assunzione, l’esclusione da un concorso, un danno alla reputazione professionale — è possibile valutare un’azione di risarcimento del danno contro l’amministrazione responsabile, ai sensi dell’art. 2043 c.c. e dell’art. 28 della Costituzione, fermo restando che, secondo i principi generali richiamati dalla giurisprudenza amministrativa, la responsabilità potrà essere esclusa qualora l’errore risulti scusabile alla luce di un’obiettiva incertezza normativa preesistente al momento del fatto.
Quinto passo — Per gli enti fruitori: la corretta configurazione delle finalità
Le pubbliche amministrazioni e i gestori di pubblico servizio che operano quali enti fruitori nel nuovo sistema in accordo diretto dovrebbero prestare particolare attenzione alla corretta profilazione delle finalità dichiarate per ciascuna categoria di richieste, verificando che il contenuto dei certificati ottenuti sia sempre proporzionato e pertinente rispetto allo specifico scopo perseguito, in coerenza con il principio di minimizzazione.
§7 — CONSIDERAZIONI FINALI
Il passaggio al nuovo sistema digitale di certificazione, pienamente operativo dal febbraio 2026, rappresenta un’evoluzione tecnologicamente necessaria di un archivio che per decenni ha funzionato attraverso procedure prevalentemente cartacee o batch centralizzati. I vantaggi in termini di rapidità e tracciabilità sono innegabili; tuttavia, la moltiplicazione degli enti fruitori autonomamente abilitati ad accedere direttamente ai dati impone una vigilanza particolare sulla corretta configurazione delle finalità di ciascuna richiesta, pena il rischio di un’esposizione dei dati penali più ampia di quella che il sistema tripartito dei certificati — generale, penale, ad uso amministrativo — è stato storicamente concepito per prevenire.
Il principio più importante che il cittadino deve trattenere da questa disciplina, spesso frainteso nella percezione comune, è la distinzione netta tra cancellazione e non menzione: nessun istituto del nostro ordinamento — né la riabilitazione, né la non menzione, né, come visto in https://www.studiobaldari.it/diritto-alloblio-online-quando-si-puo-pretendere-che-google-cancelli-i-propri-dati-e-quando-no/, a proposito della deindicizzazione online, il diritto all’oblio digitale — produce la sparizione integrale di un fatto penale dagli archivi pubblici. Ciò che questi istituti garantiscono è una tutela più circoscritta, ma non per questo meno preziosa: la possibilità di non vedere il proprio passato penale, una volta superato attraverso la pena o il percorso di reinserimento, proiettato indebitamente sui rapporti privati e professionali presenti e futuri.
